1.0【目的】

规范ERP系统业务操作流程，提高各部门业务人员对系统的操作能力！

2.0【范围】

适用于深圳盛泰光电有限公司销售部！

3.0【定义】

3.1 销售订单: 是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据，它可以是企业销售合同中关于货物的明细内
容，也可以是一种订货的口头协议。

4.0【职责】

4.1 主要工作

1. 客户档案资料增加、维护。
2. 客户存货档案对照表的维护，以及客户存货价格表的管理。
3. 销售报价业务的执行、跟进和维护。
4. 销售订单业务的执行、跟进和维护。
5. 销售发货业务的执行、跟进和维护。
6. 根据日常工作，通过系统对相关共享信息进行查询，并作统计报表分析。

4.2 职责要求

1. 严格按照本规范文件进行操作。
2. 在实际运作的过程中，发现基础资料或其他相关设置有问题，需及时向相关部门反映并要求得到落实。
3. 如果由于各种原因，不能上班的时间超过一天，需要事先把自己未处理的原始单据交接给相关指定人员， 确保系统的工作每天及进行处理完毕。
4. 用户不越权操作、不做违规业务。
5. 每个用户只可以用自己的用户名进行登录，并保证自己密码不泄密，定期性更改密码。
6. 业务单据需要及时录入，并要求实际工作执行完成;业务操作完毕后或离开座位请及时关闭窗口。

4.3 关联部门

1. 工程部：要求及时将订货相关信息（如存货名称、产品BOM清单）维护，确保业务部能第一时间在系统下达销售订单。同时，在日常工作中出现工程资料的更改需要在第一时间通知到业务部，以便业务部及时跟客户沟通。
2. PMC部: 当订单交货出现异常的时候，第一时间通知业务部，以便业务部作出发货调整。
3. 仓库部：根据业务部的发货通知，及时做好销售出货备货工作。
4. 生产部：需每天及时将生产完工状况及时录入，确保业务部能通过系统准确地掌握销售订单完成状况。

5.0 【内容】

5.1 客户基础资料维护

5.11 业务流程图：

5.12 客户档案维护

5.121 [菜单路径]：基础设置-基础档案-客商信息-客户档案

• 上图中A、B、C、D分别跳出的编辑窗口

5.122 [操作说明]

• 基本属性设置

1. 客户编码：客户编码必须唯一。客户编码可以用数字或字符表示，最多可输入20位数字或字符。
2. 客户名称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写49个汉字或98个字符。客户名称用于销售发票的打印，即打印出来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。
3. 客户简称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写30个汉字或60个字符。客户简称用于业务单据和账表的屏幕显示，例如：屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称。
4. 对应供应商编码、简称：在客户档案中输入对应供应商名称时不允许记录重复，即不允许有多个客户对应一个供应商的情况出现。例如当在001客户中输入了对应供应商编码为666，则在保存该客户信息时同时需要将666供应商档案中的对应客户编码记录保存为001。
5. 所属分类：点击参照按钮选择客户所属分类，或者直接输入分类编码。
6. 所属地区码：可输入客户所属地区的代码，输入系统中已存在的代码时，自动转换成地区名称。
7. 客户总公司：客户总公司指当前客户所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过[客户档案设置]功能设定的另一个客户。在销售开票结算处理时，具有同一个客户总公司的不同客户的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。
8. 开票单位：选择总公司名称或本身的名称录入，必须参照选择输入。
9. 税号：输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。

10.法人：输入客户的企业法人代表的姓名，可输入50个字符25个汉字。

11.客户级别：指客户的等级分类，参照客户级别档案输入。

12.所属银行：指开户银行对应的总行，参照银行档案输入。

13.币种：字符10汉字5，可参照选择或输入。

14.国内：指国内客户，如果启用销售系统，新增客户档案默认为'国内'

• 联系页属性设置

1. 分管部门：该客户归属分管的业务部门。
2. 专营业务员：指该客户由哪个业务员负责联系业务。
3. 电话、手机号码、呼叫机：可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出。
4. 联系人：将字段长度增加至50位，可参照联系人档案进行录入，可参照范围是该客户的所有联系人。也可录入档案中不存在的联系人，保存客户档案时，同时按一定规则保存到客户联系人档案中。
5. 发货仓库：参照系统仓库名称档案。

• 信用页属性设置

1. 应收余额：应收余额指客户当前的应收账款的余额，由系统自动维护，用户不能修改该栏目的内容。点击客户档案主界面上的〖信用〗按钮，计算并显示应收款管理系统中客户当前应收款余额。
2. 付款条件：可用于销售单据中付款条件的确省取值。

• 其它属性设置

1. 发展日期：该客户是何时建立供货关系的。
2. 停用日期：输入因信用等原因和用户停止业务往来的客户被停止使用的日期。停用日期栏内容不为空的客户，在任何业务单据开具时都不能使用，但可进行查询。如果要使被停用的客户放弃使用，将停用日期栏的内容清空即可。

5.13 客户存货对照表维护

5.131 [菜单路径]：基础设置-基础档案-对照表-客户存货对照表

提示：物料可以一对多,即客户两个物料编码对应公司一种物料.

5.14 客户存货价格表维护

5.141 客户调价单业务

[菜单路径]：销售管理-价格管理-调价单

5.142 客户价格列表

[菜单路径]：销售管理-价格管理-客户价格列表

5.2 销售报价及订单下达业务

5.21 业务流程图

5.22 客户报价业务

5.221 [菜单路径]:销售管理-销售报价-销售报价单

5.222 业务操作图解说明

5.223 功能说明：

1） 销售报价是企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息，双方达成协议后，销售报价单转为有效的销售订单。

2） 企业可以针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同的报价、扣率;
3） 销售报价单是可选单据，用户可根据业务的实际需要选用;

5.224 作业说明：

1） 报价单只能手工增加;

2） 报价单可修改、删除、审核、弃审、关闭、打开;

3） 审核未关闭的报价单可参照生成销售订单;

5.23 客户订单业务：

5.231 [菜单路径]:销售管理-销售订货-销售订单

5.232 业务操作图解说明

5.223 操作说明：

1. 客户订单手工增加，也可参照客户报价单、合同生成。
2. 客户订单可修改、删除、审核、弃审、关闭、打开，可以行关闭、行打开。
3. 未审核未整单关闭的客户订单可锁定、解锁。系统将已锁定、已审核的未关闭的客户订单余量作为需求规划的需求来源。
4. 已审核未关闭的客户订单可以变更。

5.224 操作要求：

1. 国内生产工程单编号规则：ANC年月日+4位流水号。表头中的的客户订单号指客户给我们下达的订单号码,可以重复.
2. 表体中的存货发货日期要大于完工日期，发货日期指给客户发货的日期，完工日期指要求生产完工的日期。
3. 订单如有特殊要求，需在备注栏里面进行录入，同时也可以将客户的附件纳入此订单的附页中.
4. 订单都必须进入评审动作，如果订单下达完全是公司标准产品，则在表体订单BOM中为“否”，如果有客户特殊要求，则需要选择订单BOM为“是”，同时要求在表头要求中，填写客户详细的要求。
5. 订单审批流设置：销售助理制单和修改，并提交给部门主管审核，然后提交给研发部。
6. 为确保订单要求描述清晰，作以下补充规定：

• 国内订单可以多个产品在一个订单中下达，因为是国内预测单，无客户订单号。国外订单考虑到订单包装要求的不同，要求一个产品下达一个订单，至于客户订单号，可以重复，也就是说一个客户订单号可以对照多个生产工程单号。

1. 客户订单可以手工增加，也可以参照销售报价单生成！如果通过报价单生成，则报价单的存货必须是系统中的标准产品。
2. 销售订单只有在审核情况下才可以进入PMC部的需求运算过程中。
3. 针对国内销售订单，当该订单产品已完工入库，并作了释放后，需要在订单界面将该订单进行关闭。

5.3 销售发退货业务：

5.31 业务流程图:

5.32 销售发货业务

5.321 [菜单路径]:销售管理-销售发货-发货单

5.322 业务操作图解说明

5.323 操作说明：

1. 销售发货单可以手工增加，也可以参照销售订单生成。
2. 发货单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开，可以行关闭、行打开.
3. 已审核未关闭的销售发货单可参照生成销售发票.
4. 销售发货单审核后，在库存管理中生成销售出库单.

• 参照生单界面

[小提示]

1. 销售发货单默认参照选项为“客户订单”，如需更改可进入销售选项中进行设置！（见下图）
2. [操作路径]：销售管理-设置-销售选项-其他控制页签

• 生成后的发货单

[注意事项]

1、销售发货之前必须先查询[销售现存量查询表]，确认自己的订单是不是已经办理入库！
特别提示：系统中的成品全设定了批号管理！生产部在办理入库时，都默认将销售订单号当作入库的批号进行！如果属样品则写明是“样品”批号。

• 注意所有成品出货的仓库都必须是成品仓，如果是出原材料或半成品则需先由生产部或仓库部先进行调拨，再进行出货。销售发货时，同时需注明发货单价，同时，系统已经设定客户档案查看权限，非自己的客户业务单据，是不允许查看。销售发货审批流：销售助理制单，部门主管审核，财务部终审。

提示：

• 国内发货不通过生产工程单生单，直接手工新增成品，同时勾选对应订单批号。同时，提醒国内的发货成品，需先将订单产品进行释放成公用库存。国外发货完全按生产工程单生单。

5.33 销售退货业务

5.331 [菜单路径]:销售管理-销售发货-退货单

• 生成后的退货单

[注意事项]

• 退货必须先退回不良品仓，如果检验确认合格后，则通过调拨单转入成品仓;销售退货数量为负数，同时必须注明单价。对于退货回来的成品，进入不良品仓时，也需要赋予批号，统一规定为“退货”批号。销售退货单审核后，仓库凭自动生成的红字《销售出库单》办理入仓业务。

5.34 国内订单成品释放业务

系统所有产品都为LP按订单模式管控，所有出货都必须按订单号管理，因国内发货不受订单号控制，故在发货前需作释放动作，具体操作如下：

[菜单路径] 销售管理-销售订货-订单预留-按订单预留

5.4 日常管理报表查询业务

5.41 销售订单预警和报警查询

5.411 [菜单路径]: 销售管理-销售订货-销售订单预警和报警

5.412 操作业务图解

5.413 业务说明：通过此业务可实时关注销售订单的执行状况!

• 提前预警的订单记录：订单数量＞累计发货数量且0≤预发货日期－当前日期≤提前预警天数
• 逾期报警的订单记录：订单数量＞累计发货数量且预发货日期－当前日期＜0且当前日期－预发货日期≥逾期预警天数。

5.42 销售现存量查询

5.421 [菜单路径]: 销售管理-销售现存量查询

5.422 操作业务图解

• 销售现存量查询

5.423 业务说明：可以查询所有具有销售属性的存货的当前现存量、可用量，以及时掌握可发货数量。

1）现存量：仓库当前的仓存数量

2）可用量：仓库当前可以使用的数量

3）预发货数量：在未来的时间，总共需要发货的数量。

4）待入库数量：在未来的时间，总共预计入库的数量。

6.0 【流程图】

7.0 【表单记录】

《客户订单》《发货单》《退货单》《销售报价单》

相关内容